Formell e-post og klage (formal emails and complaints)
How a polite Norwegian email is built, the phrases for a complaint, and your rights when something you bought breaks.
15 minutes · A free lesson from B1: Selvstendig (independent) · Roman and Urdu pronunciation guides and English meanings are shown under each phrase
A formal email in Norway is short, polite and to the point. Many start simply with Hei or Hei, Anne — even to an office — and end with Med vennlig hilsen and your full name. Say why you are writing in the first sentence, give the facts (dates, order numbers), and say what you want.
| Hei | Say hai | ہائی | Means: Hi, hello |
| Hei, Anne | Say hai, annuh | ہائی, آننَ | Means: Hi Anne |
| Med vennlig hilsen | Say meh vehnli hilsuhn | مے وےنلِ ہِلسَن | Means: Kind regards |
Phrases for a formal email
Opening
- Jeg skriver for å klage på …Say: yai skreevuhr for oh klaguh pohیائی سکریوَر فور او کلاگَ پوMeans: I am writing to complain about …
- Jeg viser til samtalen vår i går.Say: yai veesuhr teel samtaluhn vohr ee gohr.یائی ویسَر تیل سامتالَن وور ای گور.Means: I refer to our conversation yesterday.
- Jeg har et spørsmål om …Say: yai har eht spoeshmohl omیائی ہار اےت سپوےشمول اومMeans: I have a question about …
Asking
- Jeg ber om at …Say: yai behr om atیائی بےر اوم اتMeans: I ask that …
- Kan dere gi meg beskjed om …?Say: kan dehruh yee mai buhshehd omکان دےرَ یی مائی بَشےد اومMeans: Can you let me know …?
Closing
- Jeg håper på et raskt svar.Say: yai hohpuhr poh eht raskt svar.یائی ہوپَر پو اےت راسکت سوار.Means: I hope for a quick reply.
- Med vennlig hilsenSay: meh vehnli hilsuhnمے وےنلِ ہِلسَنMeans: Kind regards
Emne: Klage på vaskemaskin, ordrenummer 4521
Say: ehmnuh. klaguh poh vaskehmasheen, ordrehnummuhr feereh toosuhn fehmhundraoog shooaehnاےمنَ. کلاگَ پو واسکےماشین, اوردرےنُممَر فیرے تُوسَن فےمہُندراُوگ شُواےنMeans: Subject: Complaint about a washing machine, order number 4521
Hei,
Say: haiہائیMeans: Hi,
Jeg kjøpte en vaskemaskin hos dere 3. september. Etter to uker sluttet den å virke. Jeg har fulgt bruksanvisningen, men maskinen starter ikke.
Say: yai shoeptuh ehn vaskehmasheen hoos dehruh trehdyuh sehptehmbuhr. ehtuhr too ookuhr shlutuht dehn oh virkuh. yai har fulgt bruksanvisninguhn, mehn masheenuhn startuhr ikuh.یائی شوےپتَ اےن واسکےماشین ہُوس دےرَ ترےدیَ سےپتےمبَر. اےتَر تُو اُوکَر شلُتَت دےن او وِرکَ. یائی ہار فُلگت برُکسانوِسنِنگَن, مےن ماشینَن ستارتَر اِکَ.Means: I bought a washing machine from you on 3 September. After two weeks it stopped working. I have followed the instructions, but the machine does not start.
Jeg ber om at dere reparerer maskinen eller gir meg en ny. Kvitteringen ligger ved.
Say: yai behr om at dehruh rehparehruhr masheenuhn ehlluhr yeer mai ehn nue. kvitehringuhn liguhr veh.یائی بےر اوم ات دےرَ رےپارےرَر ماشینَن اےللَر ییر مائی اےن نیُ. کوِتےرِنگَن لِگَر وے.Means: I ask that you repair the machine or give me a new one. The receipt is attached.
Jeg håper på et raskt svar.
Say: yai hohpuhr poh eht raskt svar.یائی ہوپَر پو اےت راسکت سوار.Means: I hope for a quick reply.
Med vennlig hilsen
Kamran Ali
| Med vennlig hilsen | Say meh vehnli hilsuhn | مے وےنلِ ہِلسَن | Means: Kind regards |
Say it out loud (45 seconds): Ring butikken og klag på noe du har kjøpt. Si hva du kjøpte, når, hva som er galt, og hva du ønsker.Say: ring bootikuhn oh klag poh nuuh doo har shoept. see va doo shoeptuh, nohr, va soom ehr galt, oh va doo oenskuhr.رِنگ بُوتِکَن او کلاگ پو نُاَ دُو ہار شوےپت. سی وا دُو شوےپتَ, نور, وا سُوم اےر گالت, او وا دُو اوےنسکَر.Means: Call the shop and complain about something you have bought. Say what you bought, when, what is wrong, and what you want.
A model answer
Hei, jeg heter Kamran Ali. Jeg kjøpte en vaskemaskin hos dere for tre uker siden, og nå starter den ikke. Jeg vil gjerne at dere reparerer den eller bytter den. Kan dere hjelpe meg med det?Say: hai, yai hehtuhr kamran alee. yai shoeptuh ehn vaskehmasheen hoos dehruh for treh ookuhr seeduhn, oh noh startuhr dehn ikuh. yai vil yarnuh at dehruh rehparehruhr dehn ehlluhr buetuhr dehn. kan dehruh yehlpuh mai meh deh?ہائی, یائی ہےتَر کامران الی. یائی شوےپتَ اےن واسکےماشین ہُوس دےرَ فور ترے اُوکَر سیدَن, او نو ستارتَر دےن اِکَ. یائی وِل یارنَ ات دےرَ رےپارےرَر دےن اےللَر بیُتَر دےن. کان دےرَ یےلپَ مائی مے دے?Means: Hello, my name is Kamran Ali. I bought a washing machine from you three weeks ago, and now it won't start. I would like you to repair it or replace it. Can you help me with that?
Lesson quiz
Check what you have learned. Choose an answer to see whether it is right, and why.
Quick check: Which phrase ends a formal email?
- Ha det bra!
- Med vennlig hilsen
- Klem
Show the answer
B: Med vennlig hilsen — Med vennlig hilsen and your full name. Klem (a hug) is for friends and family.
Quick check: How long do you usually have to complain about a fault in something you bought?
- Two years, or five for things meant to last much longer
- Two weeks
- No time at all
Show the answer
A: Two years, or five for things meant to last much longer — Complain soon after you notice the fault, and keep the receipt.
Quick check: Which phrase says why you are writing?
- Jeg håper på et raskt svar.
- Med vennlig hilsen
- Jeg skriver for å klage på …
Show the answer
C: Jeg skriver for å klage på … — Say why you are writing in the first sentence.
Marked as soon as you finish — free with an account.Practise now
Marked as soon as you finish — free with an account.Practise now